Gartner 2020 Automation Guide

Welche Funktionen muss eine Automatisierungsplattform enthalten?

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Wie unterscheidet sich die Workload-Automatisierung von der Roboter-Prozessautomatisierung?

So wie die Workload-Automatisierung administrative Aufgaben mit minimalem Aufwand erledigt, verhält sich die Roboter-Prozessautomatisierung für Regierungen, wie der Name schon sagt, ähnlich wie ein Roboter, um einfache und sich wiederholende Geschäftsprozesse zu verwalten. KI- und autonome Intelligenzlösungen können intelligente Automatisierung und Prozess-Instrumentalisierung unterstützen, da aufkommende Technologien mittlerweile wie ein Mensch denken und handeln können und in der Lage sind, anspruchsvolle Probleme anzugehen.

Sowohl die Roboterprozessautomatisierung als auch die Workload-Automatisierung für Regierungen helfen Teams dabei, wirksame Geschäftsprozesse schnell und effektiv zu entwickeln, und geben ihnen unter Umständen die Möglichkeit, ihre IT-Infrastruktur auf ein einziges Rechenzentrum zu konsolidieren.

Anstatt das Humankapital zu ersetzen, verbessert die Automatisierung die Fähigkeiten der Mitarbeiter, indem sie ihnen dabei hilft ihre Leistung zu steigern, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, Arbeitsabläufe neu zu konfigurieren und zu optimieren sowie die Erfüllung von Dokumentanforderungen zu beschleunigen, während sie gleichzeitig eine bessere allgemeine Sichtbarkeit der Organisation gewährleistet.

Warum Regierungsprozesse automatisieren?

Anwendungen für die Workload-Automatisierung für Behörden sind so umfangreich wie Regierungsdienste. Sie decken viele Bereiche ab, wie Rechenzentrum, Personal, Gehaltsabrechnung, Ausgaben, Gesundheitswesen, IT-Services, soziale Dienste und mehr.

Jede Anwendung muss in einer eigenen Umgebung ausgeführt werden und Tausende von Serverinstanzen berücksichtigen. Die Unterbringung der Anwendungen erfordert eine breite Mischung von Technologien und eine eigene Netzwerk- und Energieinfrastruktur.

Kurz gesagt, der Betrieb all dieser Anwendungen kann äußerst kompliziert sein. Daher ist es wichtig, eine Workload-Automatisierungsplattform wie OpCon von SMA Technologies bereitzustellen, die viele Anwendungen gleichzeitig unterstützt, statt ein Patchwork verschiedener Workload-Automatisierungsplattformen zu verwenden.

Während es für Regierungsbehörden nicht ungewöhnlich ist, mehrere Automatisierungsplattformen einzusetzen, ist eine Plattform mit einem „ganzheitlichen Einblick“, die Transparenz und Kontrolle über alle Anwendungen gewährleistet, bei weitem der effizienteste Einsatz von Ressourcen, spart IT-Arbeitsstunden und vereinfacht viele Regierungsfunktionen.

Nehmen wir zum Beispiel an, eine Regierung kauft Technologie für ein neues Sozialsystem. Das System wird Hardware und Software enthalten und erfordert den zusätzlichen Kauf eines neuen Mainframes und 100 neuer Windows- und Linux-Server.

Natürlich möchten Anbieter der Regierung eine Automatisierungslösung als Teil dieses Pakets verkaufen. Sobald die Regierung separate Technologien für andere Dienste wie Abfallmanagement, Bildung oder Transport erwirbt, werden mehrere Automatisierungsplattformen unabhängig voneinander ausgeführt. Jede dieser Plattformen benötigt ihre eigenen Support- und Wartungsnetzwerke, die Regierungsressourcen verlangen, die woanders besser genutzt werden könnten.

Häufige Anwendungen der Workload-Automatisierung für Regierungen

Regierungen auf der ganzen Welt nutzen bereits die OpCon-Automatisierungsplattform von SMA Technologies, um ihre Abläufe zu transformieren. Zum Beispiel begann eine Regierungsbehörde, die für die Erhebung von Steuern zuständig ist, OpCon zu nutzen, nachdem sie am Steuertag – dem für sie wichtigsten Tag des Jahres – eine größere Betriebsstörung hatten.

Sie waren fest entschlossen, dies nie wieder zuzulassen, und initiierten ein Projekt, das sie als „Site Resiliency“ (Standortstabilität) bezeichnen, mit dem sie ihre Notfallwiederherstellung in die Failover Umgebung automatisieren können. Dies bedeutet, dass bei einem ähnlichen Fehler in der Zukunft die gestörte Umgebung nahtlos in eine funktionierende Umgebung wechseln würde. Darüber hinaus können sie mit OpCon jetzt – falls erforderlich – einen automatisierten Failover-Prozess einleiten, da sie jetzt über mehrere Rechenzentrumsumgebungen verfügen, auf die sie jederzeit zurückgreifen können.

Die niederländische Fahrzeugbehörde RDW sah sich einer etwas anderen Herausforderung gegenüber – einer, der sich Regierungen auf der ganzen Welt gegenübersahen. Sie stellten fest, dass die Kosten für die Wartung ihrer alten Technologien nicht nur die Kosten für Reparaturen überstiegen, sondern dass die Technologien auch nicht mehr die erforderliche betriebliche Flexibilität boten.

Um das Problem zu lösen, half SMA Technologies ihnen, ihre alten Mainframe-Prozesse zu migrieren, ohne dass es dabei jemals zu einem Ausfall des Service kam oder das Geschäft unterbrochen wurde. OpCon wurde in der vorhandenen Mainframe-Umgebung bereitgestellt und übernahm alle Jobs und Workflows und gewährleistete gleichzeitig die Betriebsbereitschaft für die Kunden.

Dies ist eine sehr leistungsfähige Methode zur Komplexitätsbewältigung, die wiederholtes Testing ermöglicht und das Potenzial für menschliche Fehler ausschließt. Die Automatisierung reduziert auch den Schulungs- und Umschulungsaufwand, da die Workflows in der neuen Umgebung wie in der alten laufen.

Die Automatisierung war auch maßgeblich daran beteiligt, die Regierungen bei der Anpassung an die COVID-19-Sperren zu unterstützen. Da sich viele Regierungsangestellte in die Sicherheit der Telearbeit zurückgezogen haben, hat diese Technologie die Fortführung wesentlicher Funktionen erleichtert, damit die Regierungen ihre Bürger während der Krise weiterhin unterstützen können.

Automatisierungsprozesse sind in einem Rechenzentrum vordefiniert und konfiguriert. Als der Lockdown angestoßen wurde, konnten Prozesse über jedes angeschlossene Gerät initiiert werden, damit Regierungen einige Assets in eine kommerzielle Cloud-Infrastruktur migrieren konnten.

Dies bedeutete zum Beispiel, dass die Mitarbeiter der Kraftfahrzeugbehörde (DMV) von zu Hause aus arbeiten konnten und weiterhin über die Tools verfügten, die sie zur Verarbeitung von Lizenzen, Registrierungen und anderen DMV-bezogenen Funktionen benötigten. Die Steuerbehörden waren weiterhin funktionsfähig und stellten sicher, dass die Regierungen während der gesamten Krise finanziert blieben.

Interne Compliance ist ein weiterer Bereich, in dem die Automatisierung einen starken Einfluss hatte. Regierungsbehörden werden ständig geprüft, und die Automatisierung kann Probleme lösen, die von Prüfern routinemäßig bemängelt werden. Zum Beispiel sind Mitarbeiter, die Dateien am falschen Ort hinterlassen oder speichern, den Prüfern ein Dorn im Auge.

Dies passiert in fast jeder Organisation, aber die Speicherung von Dateien bei Regierungen muss präzise sein. Durch die Automatisierung können Dateien automatisch dort abgelegt werden, wo sie benötigt werden. Dies spart Regierungsmitarbeitern und Wirtschaftsprüfern Zeit und Steuergelder.

Wie SMA Technologies helfen kann

Die OpCon-Workload-Automatisierungsplattform von SMA Technologies macht es Regierungen schnell, einfach und kostengünstig, ihre Mitarbeiter von alltäglichen Aufgaben zu befreien und sich auf wertorientierte Regierungsprozesse zu konzentrieren. Dies wird durch die folgenden Vorteile erreicht:

  • - Reduzierung der Betriebskosten durch Optimierung der wichtigsten Geschäftsprozesse
  • - Beseitigung menschlicher Fehler durch zentralisierte Skriptverwaltung
  • - Aufschlüsselung von Anwendungssilos durch Integration plattformübergreifender Workflows in einem einzigen Kontrollpunkt.

Darüber hinaus bietet OpCon mehrere Vorteile, die exklusiv für Regierungen gelten, die besondere Herausforderungen bewältigen möchten, wie z. B. umfangreiche IT-Konsolidierungsinitiativen, den Umgang mit Gewerkschaften, die technologische Innovationen behindern, und papierbasierte Workflows, die Regierungen kostspieligen menschlichen Fehlern aussetzen.

Bei der Bereitstellung der Automatisierungsplattformen werden vom Berater hinzugezogen, die versuchen, die bereits vorhandenen Prozesse zu rekonstruieren und in ihrem Produkt nachzubilden. Es ist ein mühsamer, zeitaufwändiger und teurer Prozess.

SMA Technologies verfolgt einen anderen Ansatz: Für Regierungen, die OpCon benutzen möchten, wird die vorhandene Datenbank vor dem Laden in eine Testumgebung in das OpCon-Format umgewandelt. OpCon ist größtenteils sprachunabhängig, was bedeutet, dass viele der vorhandenen Skripte unverändert verwendet werden können, was erhebliche Zeit bei der Implementierung spart. Auf diese Weise können Regierungen präzise Tests durchführen, die saubere und genaue Ergebnisse liefern, ohne dass Beratungsgebühren anfallen.

Aufgrund dieses optimierten Prozesses wird SMA Technologies niemals wertvollen Platz in Regierungsbüros einnehmen oder Zeit damit verschwenden, wichtige Regierungsarbeiten zu unterbrechen. Unterm Strich bedeutet dies, dass Regierungen OpCon schneller und zuverlässiger als andere Automatisierungsplattformen verwenden können.

Mit der OpCon-Workload-Automatisierung können Regierungen ein einziges Produkt bereitstellen, das alles automatisiert, was sie benötigen. Dies ermöglicht es, Teamgrößen zu verringern und gleichzeitig die Produktivität zu steigern, indem die Geschwindigkeit verbessert und Risiken und Fehler reduziert werden.

Die Auswirkungen der Workflow- und Workload-Automatisierung auf die Regierungen äußern sich in einer deutlichen Steigerung des Geschäftsergebnisses – was letztendlich bedeutet, dass die Steuerzahler Geld sparen. In Zeiten, in denen Regierungen aufgefordert werden, mit weniger mehr zu erreichen, ist die Workload-Automatisierung ein wirklich unverzichtbares Instrument für Regierungen aller Ebenen und Größen.

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