Quelle est la différence entre l'automatisation des processus métier (BPA) et de la charge de travail (WLA) ?

Lorsque vous recherchez la solution d'automatisation adaptée à votre entreprise, vous êtes inévitablement confronté à une soupe d'acronymes : RPA, BPA, WLA, etc. Bien que chaque type d'automatisation fonctionne un peu différemment et offre quelque chose d'unique, toutes ces solutions ont un objectif similaire : automatiser les tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs qui empêchent vos employés d'effectuer le travail passionnant et innovant dont votre entreprise a besoin pour se développer et s'étendre.

En ce qui concerne BPA et WLA, en particulier, les deux solutions sont axées sur l'automatisation des processus d'entreprise. Ce qui les distingue, c'est l'endroit et la manière dont cette automatisation se produit, ainsi que les personnes qui l'initient et la gèrent.

Qu'est-ce que le BPA ?

BPA est l'acronyme de Business Process Automation (automatisation des processus métier). Il utilise des logiciels pour automatiser des processus métier frontaux complexes et reproductibles, qui comportent de nombreuses étapes, en utilisant des technologies à code bas ou sans code. En tant que solution de front, le BPA est initié et géré par des employés tels que les caissiers et les agents de crédit. Elle est particulièrement utile pour automatiser les processus métier qui impliquent de nombreux transferts d'informations et de fichiers entre les services, comme lors de l'examen et de l'approbation d'une demande de prêt. Au cours d'un tel processus, de nombreux fichiers sont envoyés et reçus à différents endroits, diverses approbations sont requises et de nombreuses étapes doivent être franchies, ce qui laisse beaucoup de place aux retards et à l'erreur manuelle.

Le BPA est conçu pour rationaliser et éliminer les tâches manuelles impliquées dans les processus critiques à plusieurs étapes, comme l'examen d'une demande de prêt, de sorte que les erreurs de traitement peuvent être considérablement réduites, voire entièrement éliminées. Dans cet exemple, vous pourriez utiliser l'APB pour récupérer les données nécessaires de tous les documents impliqués dans le processus de demande de prêt - y compris les pièces jointes aux e-mails, les documents téléchargés sur un portail de membre ou de client, et les documents partagés via les communications internes -, examiner tous ces documents et trouver les informations dont vous avez besoin, et obtenir les approbations nécessaires en cours de route.

En plus de réduire ou d'éliminer complètement l'erreur manuelle dans les processus métier critiques, l'APB présente plusieurs autres avantages, notamment :

• Amélioration de la collaboration à l'échelle de l'organisation
• L'intégration d'applications basées sur l'informatique en nuage dans un workflow commun
• Automatisation du transfert d'informations et de fichiers entre plusieurs services, ce qui serait autrement fastidieux
• Automatisation de l'expérience de vos membres et de vos clients en rendant vos processus opérationnels plus efficaces, plus cohérents et plus fiables.

Qu'est-ce que le WLA ?

Il s'agit d'une méthode logicielle permettant de planifier, d'initier et d'exécuter des processus et des transactions de back-end spécifiques. Les solutions WLA sont gérées par des employés back-office, comme les administrateurs informatiques, qui transforment les processus manuels en workflows pilotés par des événements dans une variété d'applications dans des environnements sur site, et parfois dans des environnements cloud.

Les solutions WLA sont dotées de fonctions d'alerte avancées qui vous permettent d'agir sur les problèmes uniquement lorsqu'ils surviennent, de sorte que vous n'avez pas besoin de consacrer du temps au personnel informatique pour surveiller vos processus automatisés. En cas de problème, les solutions WLA peuvent vous avertir, vous indiquer le problème, interrompre le processus ou même l'annuler jusqu'à ce que vous ayez la possibilité d'y remédier.

Par conséquent, avec une solution WLA, vous pouvez :

• Rationaliser ou éliminer de nombreuses tâches manuelles.
• Permettre une évolution intelligente de votre entreprise, sans augmentation des effectifs.
• Retrouver du temps pour vous concentrer sur des initiatives stratégiques de croissance.
• Améliorer la qualité de vie de votre personnel informatique en éliminant ou en réduisant les opérations en dehors des heures de travail, en troisième équipe et le week-end.
• Réduire considérablement ou éliminer les erreurs de traitement.
• Améliorer la conformité aux réglementations.
• Soutenir et améliorer vos pratiques de reprise après sinistre et de planification de la continuité des activités.
• Rester compétitif sur le marché.
• Améliorer l'expérience de vos clients, de vos membres et de vos employés.

Déterminer la solution d'automatisation qui vous convient

Comme il n'existe pas de solution d'automatisation universelle sur le marché, il est important d'évaluer les différentes solutions en déterminant d'abord le type d'automatisation dont vous avez besoin. La meilleure façon de le déterminer est d'identifier le problème que vous essayez de résoudre grâce à l'automatisation. Pensez à ce problème persistant ou à ce processus sujet aux erreurs qui prend énormément de temps au personnel et qui, selon vous, pourrait être automatisé.

Évaluez ensuite les fonctionnalités offertes par les différentes solutions d'automatisation. Recherchez la solution qui répondra à vos objectifs business immédiats et à long terme, à votre budget et à vos besoins d'automatisation. Une solution comme OpCon, qui combine le meilleur de la WLA avec les avantages de l'orchestration des workflows, peut être la bonne solution pour votre entreprise si vous identifiez que vous avez besoin d'une solution d'automatisation en back-end. Si vous constatez que vous avez besoin à la fois d'une solution back-end comme WLA et d'une solution front-end comme BPA, vous pouvez toujours utiliser les deux, comme le font de nombreuses entreprises, pour vous assurer que vos besoins d'automatisation sont satisfaits dans l'ensemble de votre organisation.

Évaluer les solutions d'automatisation au-delà de leurs fonctionnalités

Que vous envisagiez le BPA, le WLA ou tout autre type d'automatisation, veillez à évaluer les solutions d'automatisation au-delà des seules fonctionnalités qu'elles proposent. Vous devez vous assurer que ces fonctionnalités correspondent à vos besoins en matière d'automatisation, mais vous devez également prendre en compte le modèle de tarification de chaque fournisseur, les évaluations de produits, la réputation de l'entreprise, l'expertise, les services de support, les programmes de formation, et bien plus encore. En fin de compte, vous souhaitez trouver un fournisseur qui puisse vous servir sur le long terme, à mesure que vos besoins d'automatisation et votre activité évoluent et que votre secteur devient plus compétitif. Ce fournisseur peut proposer BPA, WLA ou autre chose. C'est à vous de décider quel type d'automatisation vous convient.