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L’automatisation des traitements IT transforme la fonction publique
Qu’est-ce que l’automatisation de l’ITpour la fonction publique ?
S’il y a bien une tendance qui se vérifie systématiquement à tous les niveaux de l’état, c’est « la nécessité d’en faire plus avec moins ». Les contribuables l’exigent, les législateurs également, de même que les décideurs et les maires. Et à l’approche des élections, le tempo s’accélère.
Jamais dans l’histoire on n’a autant attendu des fonctionnaires. A l’ère du numérique, la fonction publique est appelée à opérer sa transformation digitale pour mieux servir les citoyens. Un défi de taille.
Mais il y a des raisons d’être optimiste. La « transformation digitale » porte en elle la solution à la problématique d’en faire plus avec moins par la modernisation des technologies employées.
Dans le contexte actuel marqué par des budgets serrés, des ressources IT sous pression et l’explosion de nouvelles technologies, de nouvelles fonctionnalités d’automatisation de l’IT voient le jour avec à la clé des gains d’efficacité opérationnelle.
L’automatisation n’est pas un nouveau concept dans la fonction publique. Mais à l’aube d’innovations en matière d’intelligence artificielle et de robotisation des process, l’automatisation des processus IT joue un rôle de plus en plus central en faveur de la rationalisation des tâches généralement assumées par les fonctionnaires.
Comme la technologie permet d’exécuter ces tâches plus rapidement et avec plus de fiabilité que lorsqu’elles sont exécutées manuellement, l’automatisation des processus IT permet aux administrations de gagner en efficacité tout en faisant des économies mais aussi de mieux servir les administrés et de libérer du temps et des ressources pour des missions plus importantes.
Comme pour n’importe quelle technologie, il est impératif de comprendre ce dont vous avez besoin exactement et quelles sont les conditions de déploiement idéales. Mal planifiés ou déployés, les investissements dans le digital peuvent être contre-productifs. Ils peuvent même induire des coûts de fonctionnement supérieurs et nuire à l’efficacité. Dans un projet d’automatisation, les maîtres-mots sont cohérence et simplicité.
Face aux nombreuses options d’automatisation envisageables, les gouvernements doivent d’abord évaluer leurs priorités, les forces et faiblesses et leurs besoins les plus pressants. L’IA et l’intelligence autonomes peuvent notamment alimenter des solutions d’automatisation des processus IT d’état.
Des équipes ayant des compétences IT ou une expertise technique limitées peuvent ainsi développer rapidement des processus métiers et des solutions de programmation de tâches efficaces. C’est aussi un bon moyen d’améliorer la chaîne de responsabilité et la transparence sans formation interne coûteuse.
Qu’est-ce qui distingue l’automatisation WLA (Workload Automation) et l’automatisation RPA (robotic process automation) ?
L’automatisation WLA automatise les tâches administratives avec le minimum d’intervention. L’automatisation RPA procède davantage comme un robot pour gérer des tâches simples et répétitives. Les solutions IA et d’intelligence autonome peuvent piloter l’orchestration intelligente de l’automatisation et des processus car les nouvelles technologies peuvent désormais prendre des décisions et imiter les comportements humains pour résoudre des problèmes complexes.
L’automatisation RPA et WLA pour la fonction publique permettent aux équipes de déployer rapidement des processus métiers efficaces, et à terme de consolider leur infrastructure IT en la raccordant à un seul datacenter.
Plutôt que de se substituer au capital humain, l’automatisation a un effet de levier sur les compétences en permettant aux fonctionnaires d’être plus performants, d’effectuer plusieurs tâches en même temps, de reconfigurer et optimiser les workflows et de produire les documents demandés plus rapidement avec en plus une plus grande visibilité sur toute l’organisation.
Pourquoi automatiser les processus dans la fonction publique ?
Il existe autant d’applications de l’automatisation IT dans la fonction publique que de services d’état : datacenter, personnel, paye, gestion des dépenses, santé, services IT, services sociaux, etc.
Chaque application doit tourner dans son propre environnement à l’échelle de plusieurs milliers d’instances de serveurs. L’hébergement de ces applications suppose un assemblement de technologies, une infrastructure réseau propre et une infrastructure d’alimentation.
Il peut donc être très compliqué de piloter l’ensemble de ces applications. Il est donc important de déployer une plateforme d’automatisation IT comme OpCon de SMA Technologies, capable de prendre en charge de nombreuses applications, plutôt que de faire coexister plusieurs plateformes d’automatisation.
En effet, si les administrations emploient souvent plusieurs plateformes d’automatisation, il est vivement recommandé de n’en déployer qu’une seule, centrale, conférant visibilité et contrôle sur l’ensemble des applications. C’est la solution pour mieux utiliser les ressources, faire gagner du temps aux équipes IT et simplifier les fonctions administratives.
Imaginons, par exemple, qu’un gouvernement doit investir dans la nouvelle technologie pour un nouveau système d’aide sociale. Le système comportera une partie matérielle et une partie logicielle, avec l’achat d’un nouveau mainframe et de 100 nouveaux serveurs Windows et Linux.
Les fournisseurs voudront naturellement vendre à l’état une solution d’automatisation, si bien que lorsque l’état voudra acheter une autre technologie pour d’autres services, comme la gestion des déchets, l’éducation ou les transports, il se retrouvera avec plusieurs plateformes d’automatisation tournant indépendamment les unes des autres. Chacune de ces plateformes a besoin de ses propres réseaux de support et de maintenance, ce qui mobilise des ressources qui pourraient être mieux utilisées ailleurs.
Applications courantes d’automatisation des processus IT dans la fonction publique
Les états du monde entier utilisent la plateforme d’automatisation OpCon de SMA Technologies pour transformer leurs opérations. Une administration fiscale a notamment commencé à utiliser OpCon après avoir subi une panne importante le jour de la date limite de dépôt des déclarations de revenus.
Pour que cela ne se reproduise plus, ils ont initié un projet dit de résilience pour automatiser leurs environnements de reprise après sinistre. Désormais, en cas de panne, l’environnement affecté bascule instantanément vers un environnement miroir fonctionnel. OpCon leur permet en plus d’initier un processus de basculement automatisé au besoin puisqu’ils disposent de plusieurs environnements de datacenter à invoquer à la demande.
RDW, le service d’immatriculation des véhicules aux Pays-Bas, a expérimenté une difficulté légèrement différente que rencontrent les gouvernements du monde entier. Ils ont découvert que le coût de maintenance des technologies en place en venait à dépasser le coût des réparations, sans apporter la flexibilité opérationnelle recherchée.
Pour régler le problème, SMA Technologies les a aidés à migrer leurs processus mainframe en place sans aucune perte de service ni interruption des opérations. Le déploiement d’OpCon s’est fait dans l’environnement mainframe existant et a pris le relais de l’ensemble des jobs et processus tout en restant opérationnel pour les clients.
Cette technique s’est avérée efficace pour gérer la complexité, permettant des tests à répétition et éliminant le risque d’erreur manuelle. L’automatisation diminue aussi les besoins de formation et de mise à niveau des compétences puisque les processus tournent dans le nouvel environnement exactement comme dans l’ancien.
L’automatisation a aussi été très utile pour aider les gouvernements à s’adapter aux mesures de confinement liées au COVID-19. Comme de très nombreux fonctionnaires ont dû opter pour le télétravail, la technologie a permis d’assurer la continuité des fonctions essentielles au service des administrés.
Les processus d’automatisation sont prédéfinis et configurés dans un datacenter. Ainsi, quand le confinement a été décidé, il était possible d’activer les processus à partir de n’importe quel appareil connecté pour migrer certains actifs dans une infrastructure cloud.
Les employés de RDW pouvaient donc travailler de chez eux et avoir accès aux outils indispensables pour gérer les permis, les immatriculations et leurs autres fonctions habituelles. Les administrations fiscales ont continué de fonctionner, assurant la continuité du financement public pendant la crise.
La conformité interne est un autre domaine où l’automatisation fait preuve de son efficacité. Les administrations sont constamment auditées or l’automatisation permet de régler des problématiques tenaces régulièrement soulignées par les auditeurs. Par exemple, le fait que les fonctionnaires conservent des fichiers au mauvais endroit est une source d’irritation constante des auditeurs.
Cela est vrai dans toutes les structures, mais dans l’administration, le stockage des fichiers doit nécessairement être précis. L’automatisation garantit que les fichiers seront systématiquement enregistrés au bon endroit, avec à la clé des gains de temps pour les fonctionnaires et les auditeurs et des économies pour les contribuables.
Quelle aide SMA Technologies peut-elle apporter ?
La plateforme d’automatisation OpCon de SMA Technologies est une solution simple, rapide et économique pour libérer les fonctionnaires des tâches manuelles répétitives et se concentrer davantage sur des projets à plus forte valeur ajoutée. Voici les avantages offerts :
- Réduction des coûts d’exploitation par la rationalisation des principaux processus métiers
- Élimination des erreurs manuelles avec la gestion centralisée des scripts
- Suppression des silos avec l’intégration de workflows multi-plateformes depuis un unique point de contrôle.
De plus, OpCon confère aux administrations des avantages spécifiques dans le cadre de leurs projets de consolidation IT à grande échelle, qui les aident à lors des négociations avec les syndicats et à supprimer les process papier qui exposent à des erreurs humaines coûteuses.
Pour le déploiement de plateformes d’automatisation, la norme de l’industrie veut que l’on mandate des consultants qui viennent procéder à de l’ingénierie inverse des processus en place afin de les recréer dans le produit final. Cette façon de faire est lourde, chronophage et coûteuse.
L’approche de SMA Technologies est totalement différente : nous prenons la base de données existantes des administrations qui nous sollicitent pour déployer OpCon, nous la convertissons au format OpCon puis nous chargeons cette version dans un environnement de test. OpCon est compatible avec de très nombreux langages si bien que de nombreux scripts existants peuvent être employés tels quels, ce qui permet un formidable gain de temps. Les gouvernements peuvent donc effectuer des tests précis avec la garantie de résultats fiables sans engager de frais auprès de consultants.
Cette approche rationalisée fait que SMA Technologies ne perturbe en rien le travail des administrations et leur évite toute perte de temps. Résultat : OpCon se déploie plus rapidement que d’autres plateformes d’automatisation, avec une plus grande fiabilité à la clé pour les administrations.
La plateforme d’automatisation OpCon permet aux gouvernements de déployer un seul produit pour automatiser tout ce qu’ils souhaitent, ce qui permet de réduire la taille des équipes et de gagner en productivité par une plus grande rapidité et la réduction des risques et des erreurs.
L’impact de l’automatisation des processus IT et métiers se traduit par une meilleure maîtrise des dépenses de l’état et donc par des économies pour les contribuables. Dans un contexte où il est demandé d’en faire plus avec moins, l’automatisation est un outil indispensable pour les administrations quelles que soient leur mission et leur envergure.
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