La conformité pose problème dans la plupart des entreprises. L’obligation de se soumettre à une liste toujours plus longue de réglementations et de lois régissant différentes parties de l’entreprise pèse sur les structures de toute taille. Nous voulons proposer à votre entreprise une nouvelle façon originale d’aborder ce défi.

Pour se maintenir en conformité, les entreprises créent des règles et des processus afin d’amener les employés à suivre les bonnes procédures étape par étape. Non seulement, ces efforts manuels prennent du temps mais le risque est grand que quelqu’un commette une erreur. Plutôt que de confier cette tâche à des êtres humains, les entreprises se tournent de plus en plus vers des logiciels d’automatisation pour se mettre en conformité.

L’évolution des règles complique ou facilite la mise en conformité, mais une chose est sûre, les autorités prennent leur travail très au sérieux. D’où la nécessité d’un plan de modernisation visant l’amélioration continue de l’automatisation interne. Compte tenu des énormes volumes de données et des processus imposés sans cesse plus nombreux, c’est une condition sine qua non pour se maintenir à jour. SMA a une longue expérience de l’accompagnement d’institutions financières au moyen de programmes d’automatisation pour les aider à se conformer aux obligations réglementaires. Or ces programmes sont à la fois pertinents et transférables à d’autres secteurs d’industrie.

Les entreprises produisent des volumes de données exponentiels. Savoir ce qui est effectivement stocké et qui y a accès est un impératif, le plus souvent légal, extrêmement important. Les entreprises attendent des professionnels IT qu’ils facilitent les choses, mais face à l’ampleur de la tâche et au grand nombre de points de données à suivre, il leur faut un plan d’automatisation ultra proactif.

La première étape consiste à transformer les règles de rétention et de gestion des données en processus métier. Il s’agit de traduire en tâches les opérations de définition de la confidentialité et de la classification, de choisir un lieu de stockage, de générer des alertes et des notifications et de suivre les déplacements de données et l’identité de ceux qui y ont accès, puis de regrouper ces tâches en workflows automatisés avec une piste d’audit robuste.

Voici trois étapes essentielles pour mieux gérer la documentation d’audit : réaliser un audit des données, déterminer la nature des données disponibles, puis catégoriser les données dans différent buckets.

Il est fréquent dans les entreprises que des salariés aient besoin d’avoir accès à des systèmes sensibles pour réaliser une tâche ou extraire des informations en vue de la production d’un rapport. Mais ces accès comportent des risques pour la sécurité car ce sont autant de portes ouvertes qui permettent de s’introduire dans les systèmes centraux et les bases de données.

Une plateforme d’automatisation efficace permet de supprimer cette vulnérabilité par l’automatisation des processus utilisés jusque-là par les utilisateurs pour accomplir leur travail. C’est ce qu’on appelle l’automatisation à la demande, au contraire de l’automatisation programmée et du traitement par lots.

L’accueil de nouveaux salariés est un processus fastidieux en plusieurs étapes qui implique de nombreux documents comportant des données personnelles sensibles et le détail des rémunérations. Le fait d’automatiser ce processus accroît l’efficacité du service RH et produit une piste d’audit qui permet de vérifier que toutes les étapes obligatoires ont bien été respectées.

La gestion des fins de contrat mérite également d’être automatisée car c’est un processus qui ne peut pas attendre. Au minimum, il convient de tout prévoir. Or, avec un processus automatisé, l’IT n’a qu’à appuyer sur un bouton pour supprimer l’accès, verrouiller les appareils, déconnecter les badges de sécurité et empêcher les transferts de données.

De nombreux processus comme ceux de ces deux catégories promettent un ROI important une fois automatisés. La première étape consiste à identifier l’ordre dans lequel les automatiser. Ce court article devrait vous éclairer et vous inspirer pour rationaliser vos processus d’accueil et de départ de salariés au moyen de workflows automatisés.

Si l’élaboration d’un plan d’automatisation vous intéresse pour mieux gérer votre conformité générale et celle de votre sécurité, nos experts en automatisation sont à votre disposition pour vous renseigner ou vous faire une démonstration d’OpCon, notre plateforme d’automatisation.