Automatiser l'onboarding de nouveaux salariés et la gestion des contrats pour réduire les erreurs

L'automatisation des processus d'onboarding

La direction RH a fort à faire à maintenir la conformité de l’entreprise compte tenu des nombreuses lois étatiques et fédérales qui régissent la confidentialité des données, la discrimination et la conservation des archives. C’est beaucoup de travail pour une structure légère avec de lourdes sanctions à la clé en cas d’erreur. Face à ce constat, les entreprises automatisent deux processus RH parmi les plus importants et répétitifs : l’accueil de nouveaux salariés et leur départ en fin de contrat.

L’accueil de nouveaux salariés induit une double saisie de données avec des risques d’erreurs

Dans de nombreuses entreprises, l’accueil et l'intégration de nouveaux salariés se résume toujours à devoir remplir manuellement des imprimés administratifs qu’un RH rentre ensuite dans le système, avec ce que cela suppose de risque d’erreur de saisie. Il arrive que des formulaires soient égarés ou que des étapes importantes du processus soient sautées par inadvertance. La plupart des nouveaux collaborateurs ont également besoin d’un accès à de nombreuses applications logicielles, aux bases de données, à une messagerie sécurisée, ce qui relève de la responsabilité du service IT.

Omettre de supprimer les accès et les comptes utilisateur en fin de contrat porte un sérieux préjudice à la sécurité

La bonne gestion des fins de contrat doit se faire plus rapidement encore. Même en cas de rupture amiable, il faut impérativement couper tout accès aux systèmes, faire l’inventaire des biens de l’entreprise en possession de l’ex-collaborateur, régler le solde de tout compte et mettre fin aux avantages sociaux.

Ces processus peuvent gagner en rapidité et en précision à être automatisés. Avec un outil comme Self Service, les RH peuvent saisir les données d’un salarié une fois pour toutes, et d'un seul clic, créer un profil utilisateur et ajouter le salarié dans le système de gestion de la paye et des avantages sociaux. Un autre bouton peut servir à adresser au service IT une demande de PC portable, d’installation d’applications et d’autorisation d’accès à la base de données. Le service IT approuve la requête puis OpCon exécute les processus pour générer les identifiants, autoriser l’accès et attribuer un PC portable.

Le processus peut être inversé en fin de contrat. Le personnel IT n’a qu’à appuyer sur un bouton pour exécuter tous les processus d’interruption d’accès et il en va de même pour amorcer les procédures applicables en fin de contrat par le service RH.

L’intégration de processus automatisés à la feuille de route de votre solution

Il existe de nombreuses autres opportunités d’automatisation de vos processus RH pour les rendre plus efficaces. Quasiment tous les processus peuvent être décomposés en étapes exécutables à automatiser. Or la direction des ressources humaines doit plus qu’une autre suivre à la lettre des règles et des procédures. C’est avec plaisir que nous vous invitons à vous entretenir avec un représentant SMA pour voir comment automatiser les processus les plus importants de votre entreprise.

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Webinar : Comment réduire le coût de la gestion des normes de conformité informatique

Description:

Chaque organisation a besoin d'un processus pour automatiser son programme de conformité. Dans ce webinaire, nous allons donner un aperçu de la manière dont l'automatisation peut être utilisée pour maintenir la conformité, et nous allons approfondir les différentes composantes de celle-ci.

Nous allons aborder les sujets suivants :
- Création d'une feuille de route pour l'automatisation de votre programme de conformité
- Renforcer le respect de la documentation d'audit
- Automatisation des processus de sécurité de l'information et du contrôle d'accès
- Automatisation de l'embarquement et du débarquement pour rester en conformité

Notre présentateur sera Ben Demaree, Directeur Product Management chez SMA Technologies

Heure et Date :

02.04.2020. 13:00-13:30 CET

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About the author:

Ben Demaree is Director of Product Management for SMA Technologies, where he bridges the gap between the clients and the development team to make sure our clients have the best tools possible to meet their automation demands. When he's not at work, Ben spends his free time with his wife and four children and an interesting variety of pets.