Comment créer un workflow automatisé ?

Pour la plupart des sociétés de services financiers, les besoins des clients évoluent rapidement tandis que le marché devient plus compétitif. Au niveau du back-end, la complexité des systèmes augmente alors que les ressources sont de plus en plus limitées. Il est clair que l'automatisation de la charge de travail est plus que jamais nécessaire.

L'automatisation de la charge de travail augmente l'efficacité et libère les ressources internes de votre organisation en automatisant les processus métier de manière intelligente et réactive. Les logiciels d'automatisation de la charge de travail les plus robustes peuvent également orchestrer les processus métier essentiels dans des environnements informatiques complexes et hybrides.

Mais comment créer un workflow automatisé une fois que vous avez choisi une solution d'automatisation de la charge de travail ? Suivez ce guide en cinq étapes.

Première étape : recueillir des informations sur le workflow

Avant de lancer le processus d'automatisation, il est impératif de rassembler tous les documents existants relatifs au processus métier que vous envisagez d'automatiser, y compris la documentation relative aux processus actuels et aux scripts existants, les éléments SQL ou tout autre élément lié à la configuration informatique.

En outre, déterminez quelles sont les unités opérationnelles impliquées dans le workflow et identifiez les parties prenantes. Prenez le temps d'interroger ces parties prenantes et discutez avec elles de tout problème lié au processus actuel. Déterminez si des fichiers d'entrée ou de sortie doivent être conservés et, le cas échéant, pendant combien de temps.

C'est également l'occasion de vérifier auprès de votre équipe les changements qu'elle souhaiterait voir apporter à l'avenir et de prendre en compte toutes les demandes qu'elle pourrait formuler. Déterminez si vous vous contentez d'automatiser un processus existant ou s'il est possible d'apporter des améliorations qui peuvent être intégrées dans le workflow que vous envisagez d'automatiser.

Examinez s'il existe d'autres processus dans l'entreprise qui doivent être achevés avant que le processus actuel ne commence et s'il existe des processus qui ne peuvent être lancés qu'après l'achèvement de ce processus.

Déterminez qui doit être informé en cas d'erreur ou de tout autre problème survenant dans le workflow. Certaines parties prenantes doivent-elles être informées à des étapes spécifiques ou à l'achèvement du processus ?

Deuxième étape : définir les étapes clés

Une fois que vous avez recueilli des informations sur le processus actuel, déterminez les étapes spécifiques nécessaires à la bonne exécution du workflow. Décomposez chaque étape du processus en la plus petite unité de travail possible, comme le téléchargement d'un seul fichier ou la migration de ce fichier vers un autre système, par exemple.

Lorsque vous définissez chaque étape du processus, tenez compte des variables suivantes :

• Durée : Combien de temps durera l'ensemble du processus ? Certaines étapes du processus doivent-elles être terminées dans un certain délai ? Le processus doit-il commencer ou se terminer à une certaine heure ?
• Fréquence : Combien de fois ce processus devra-t-il être exécuté ? Doit-il être exécuté plusieurs fois par jour ? Peut-il fonctionner pendant les heures de bureau, les jours fériés ou les week-ends ?
• Mesures : Quels sont les points de référence et les étapes à franchir avant, pendant et après ce cycle d'automatisation ? Quelqu'un doit-il être informé de l'achèvement du processus ou de l'atteinte d'étapes spécifiques ?
• Exceptions : Que faut-il faire pour que le processus s'exécute dans des circonstances non standard, telles que les week-ends ou les jours fériés ?
• Résolution des erreurs : Quels sont les points d'échec les plus courants et comment les résoudre ? (Un bon système d'automatisation doit pouvoir intégrer des étapes de récupération automatique.) Qui doit être informé en cas d'interruption du processus ?

Troisième étape : Schématiser le processus

Après avoir défini les étapes clés, la phase suivante consiste à créer une carte visuelle de l'ensemble du processus. Il peut être tentant de sauter cette étape, mais elle est essentielle à la réussite de votre mise en œuvre. Vous constaterez probablement qu'elle permet de réduire les durées d'exécution et d'optimiser l'utilisation des ressources du système.

Exemple de workflow automatisé pour le traitement de la nuit

Un diagramme visuel du workflow vous aidera à déterminer quels systèmes seront utilisés dans le processus et s'il y a des étapes spécifiques dans le processus qui peuvent se dérouler en parallèle. Vous pourrez également déterminer si le processus que vous envisagez d'automatiser s'est toujours déroulé de manière linéaire en raison de la nature manuelle du travail ou si c'est parce qu'il dépend d'une séquence, c'est-à-dire, par exemple, que l'étape A produit un fichier dont dépend l'étape B.

Décrivez chaque nuance du processus, jusque dans les moindres détails. Lors de l'élaboration du workflow, recherchez les opportunités et les défis susceptibles d'influer sur le résultat. Existe-t-il des moyens d'optimiser le cycle d'automatisation ? Existe-t-il des moyens d'intégrer plusieurs systèmes dans le processus ?

Quatrième étape : Tester le workflow automatisé

Cette phase de la mise en œuvre du workflow commence par la saisie du processus dans votre logiciel d'automatisation. Vous aurez alors l'occasion de tester le cycle du début à la fin - en évaluant les problèmes dans le workflow, en traitant les éléments manquants et en évaluant la viabilité globale du nouveau workflow automatisé.

Au cours de cette phase d'essai et d'erreur, effectuez un test de validation du concept avec la ou les unités opérationnelles concernées. Recueillez les réactions des parties prenantes, mettez en œuvre les changements et adaptez-les si nécessaire.

Cinquième étape : Implémenter le workflow automatisé

Une fois la phase de test terminée, le workflow est prêt à être intégré dans les opérations quotidiennes. En collaboration avec votre équipe et les unités opérationnelles concernées, fixez une date de mise en service. Veillez à mettre en place un plan de suivi du déploiement.

Pendant que le processus se déroule, travaillez avec les parties prenantes de chaque unité opérationnelle concernée pour évaluer son efficacité. Répond-il aux exigences et aux critères de référence que vous avez établis, ou des modifications supplémentaires doivent-elles être apportées pour optimiser son efficacité ?

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