Comment construire un business case pour l'automatisation de la charge de travail ?

L'élaboration d'une analyse de rentabilité pour l'automatisation de la charge de travail (WLA) est essentielle pour s'assurer que votre équipe de direction comprend le besoin de WLA de votre organisation. Une argumentation solide leur donnera une image claire de la façon dont l'automatisation de la charge de travail peut améliorer les opérations de votre entreprise et justifier l'investissement. En d'autres termes, vous devez présenter un plan qui prouve que votre entreprise a besoin de l'automatisation de la charge de travail et qu'elle verra un retour sur investissement.

L'établissement d'un dossier d'automatisation de la charge de travail n'est pas un événement ponctuel. Grâce à des échanges réguliers, vous pouvez vous assurer que la direction comprend bien les challenges qui ralentissent votre entreprise et la façon dont l'automatisation de la charge de travail permettra aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ces quatre étapes vous fourniront les informations nécessaires pour réaliser une solide analyse de rentabilité de l'automatisation de la charge de travail.

Étape 1 : Identifier le problème ou le défi de l'entreprise

Votre équipe de direction ne manquera pas de demander : "Pourquoi l'automatisation de la charge de travail ?" Commencez votre dossier par les problèmes fondamentaux que l'automatisation de la charge de travail résout et la façon dont ils se manifestent au sein de votre entreprise. Deux domaines clés à aborder sont les défis liés à la main-d'œuvre et la transformation numérique.

1. Défis liés au personnel
   Votre personnel est-il submergé par des tâches manuelles et chronophages ? La récente grande démission a exacerbé ce problème : les gens ont quitté leur emploi en masse, laissant derrière eux un sillage de postes à pourvoir. L'accomplissement de quelques tâches de routine n'est peut-être pas si important lorsque vous êtes au complet, mais lorsque les employés doivent prendre en charge le travail de routine d'anciens membres de l'équipe, les responsabilités s'accumulent rapidement. L'automatisation de la charge de travail permet également à une organisation de réorienter ses employés vers des tâches à faible valeur ajoutée, bien qu'elles soient nécessaires et axées sur les processus, et de les affecter à des tâches plus importantes d'un point de vue stratégique pour l'entreprise.
   
2. Transformation digitale
   Votre organisation a-t-elle du mal à répondre aux exigences des initiatives de transformation digitale ? Ce problème courant est renforcé par la nécessité d'améliorer les compétences des employés dont le temps disponible est limité. Il est difficile de donner la priorité à l'innovation numérique lorsque les tâches de base vous accaparent. En outre, de nombreuses organisations utilisent des technologies vieilles de plusieurs décennies qui freinent leurs initiatives de transformation digitale en raison de l'incapacité de ces technologies à s'intégrer à d'autres systèmes.

Une fois que vous avez une idée des défis systémiques auxquels votre entreprise est confrontée, identifiez les applications spécifiques qui bénéficieraient de l'automatisation de la charge de travail. Ensuite, déterminez ce que votre organisation dépense actuellement en coûts de main-d'œuvre dans ces domaines, et vous pouvez estimer votre potentiel d'économies si l'automatisation de la charge de travail gérait ces fonctions à la place.

Vous constaterez que les challenges se résument souvent aux ressources internes et à la bande passante. L'automatisation de la charge de travail cible les tâches banales et répétitives afin de permettre à vos employés de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques, mais ce n'est pas la seule option.

Étape 2 : Identifier les solutions possibles

Une analyse de rentabilité viable identifiera au moins deux ou trois solutions potentielles avant d'en préconiser une plutôt qu'une autre. Il passe également en revue les coûts probables de chaque solution, qu'il s'agisse de coûts monétaires ou de coûts d'opportunité.

L'analyse de rentabilité expliquant pourquoi vous devriez mettre en œuvre l'automatisation de la charge de travail comprend généralement trois approches potentielles :

1. Ne rien faire. Naturellement, ne rien faire présente le coût d'opportunité le plus élevé. Certes, les nouvelles technologies impliquent des investissements, mais combien cela coûtera-t-il à votre entreprise si vous maintenez le statu quo et renoncez aux avantages de l'automatisation de la charge de travail ?
2. Utiliser un planificateur de tâches. Un planificateur de tâches de base peut résoudre certains des problèmes qui amènent souvent les entreprises à envisager l'automatisation de la charge de travail, mais il a ses limites. Par exemple, les contraintes d'un planificateur de tâches découlent de son incapacité à fonctionner avec plusieurs systèmes d'exploitation ou plates-formes. En outre, il n'est pas en mesure de résoudre les erreurs qu'il rencontre en cours d'exécution.
3. Mettre en œuvre l'automatisation de la charge de travail. L'automatisation de la charge de travail présente un niveau d'intelligence plus élevé. Il s'agit d'une plateforme conçue pour les environnements informatiques de plus en plus complexes d'aujourd'hui, car elle peut s'intégrer à plusieurs systèmes et gérer des flux de travail complexes que d'autres outils ne peuvent pas gérer.

Il convient de noter que l'automatisation de la charge de travail peut être confondue avec d'autres types d'automatisation, comme l'automatisation robotique des processus (RPA). Bien que la RPA fonctionne pour les applications et les processus qui n'ont pas d'interface programmatique (c'est-à-dire qu'ils n'ont d'interface qu'avec les humains), elle n'est pas très évolutive. En revanche, l'automatisation de la charge de travail excelle dans les environnements hautement transactionnels.

Avec ces éléments sur la table, vous avez atteint le cœur de votre analyse de rentabilité : recommander une solution.

Étape 3 : Recommander une solution

Vous avez étudié les différentes solutions et décidé d'aller de l'avant avec l'automatisation de la charge de travail, mais toutes les solutions WLA ne se valent pas. La recommandation d'une solution privilégiée renforcera votre argumentation.

Une fois que vous avez expliqué pourquoi vous pensez que l'automatisation de la charge de travail est la meilleure solution pour les besoins spécifiques de votre entreprise, recommandez un produit particulier et renforcez votre recommandation avec les critères que vous avez utilisés pour l'évaluer.

Une solution d'automatisation de la charge de travail de premier ordre fournira le service, le support et la spécialisation dont votre entreprise a besoin. Voici quelques critères à prendre en compte :

• Le produit s'intègre-t-il bien à votre logiciel existant et s'adapte-t-il aux mises à jour futures ?
• Contient-il des caractéristiques qui rendent la solution facile à utiliser, comme une interface "glisser-déposer" qui ne nécessite pas de connaissances approfondies en HTML ?
• Quel est le niveau d'expertise du fournisseur de solutions d'automatisation de la charge de travail dans la niche de marché de votre entreprise ?
• L'automatisation de la charge de travail fait-elle partie intégrante des produits proposés par le fournisseur ou n'est-elle qu'un élément parmi d'autres ?

Incluez ces questions dans votre recherche et, une fois que vous y aurez répondu, vous serez en mesure de formuler une recommandation éclairée.

Étape 4 : Décrire l'implémentation

Si vous avez réussi, vous aurez présenté un argumentaire convaincant sur les raisons pour lesquelles votre entreprise devrait mettre en œuvre l'automatisation de la charge de travail et proposé une recommandation fondée sur des recherches pour la meilleure solution - mais le travail n'est pas encore terminé. Scellez l'accord en présentant un plan d'implémentation organisé.

Pour créer un plan d'implémentation réussi, commencez par prendre en compte l'échelle. Combien de processus votre organisation va-t-elle automatiser ? L'automatisation sera-t-elle limitée à un centre de données ou à plusieurs sites ? Sera-t-elle dans le cloud ?

Ensuite, il faut déterminer les applications sur lesquelles la solution aura un impact et la manière dont l'application d'automatisation de la charge de travail communiquera avec elles. Utiliserez-vous une interface de programmation d'applications (API) ? Allez-vous écrire des scripts ou utiliser un connecteur intégré fourni par le produit d'automatisation de la charge de travail ?

En ce qui concerne les rôles et l'accès, il faut savoir qui aura accès au système et ce qu'il fera avec cet accès. Par exemple, certains employés seront-ils chargés de créer vos workflows automatisés ? Soutiendront-ils les opérations et le développement et/ou surveilleront-ils ou administreront-ils la solution d'automatisation de la charge de travail ?

Une image mentale de la solution d'automatisation de la charge de travail en action vous aidera à renforcer votre argumentaire en faveur de l'automatisation de la charge de travail.

Donner à l'automatisation de la charge de travail le degré de priorité requis

Vous êtes probablement à la recherche d'une solution d'automatisation de la charge de travail pour des tâches critiques au sein de votre organisation. S'il s'agit d'automatiser des processus critiques pour l'entreprise, cela fait de l'automatisation de la charge de travail une application critique.

Le bon business case convaincra votre audience interne que l'automatisation de la charge de travail est le plan d'action approprié pour lever les obstacles qui ralentissent la croissance de votre entreprise, diminuent la satisfaction de vos employés et vous empêchent de répondre aux demandes en constante évolution de vos membres et de vos clients. En identifiant clairement vos challenges et les solutions possibles, puis en recherchant et en recommandant une plateforme et la manière de la mettre en œuvre, vous pouvez être confiant dans votre analyse de rentabilité de l'automatisation de la charge de travail.